Nutzungsgegenstand Mit der webbasierten Videokonferenzsoftware Jitsi Meet werden unter der Domain jisti.meet-digital.de Video- und Textchat, Online-Meetings sowie Konferenzen, Livestreams und Onlineübertragungen (nachfolgend „Videokonferenz(en)“) angeboten. Die Nutzung der angebotenen Videokonferenzen ist kostenlos, soweit nicht für einen Dienst auf die Kostenpflicht hingewiesen wird. Eine Garantie der Erreichbarkeit von Videokonferenzen kann nicht gegeben werden. Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf eigenes Risiko. Wir übernehmen keine Garantie und Gewährleistungen für bzw. durch eventuell auftretende Schäden. Nach § 8 bis 10 TMG sind wir nicht verantwortlich für fremde über das Kommunikationsnetz übermittelte Informationen. Insbesondere können wir nicht wegen einer rechtswidrigen Handlung eines Anbieters auf Schadensersatz oder Beseitigung oder Unterlassung einer Rechtsverletzung in Anspruch genommen werden.

Zugang Für die Teilnahme an Videokonferenzen können Sie moderne PC, Laptop, Tablet und Smartphone verwenden. Für eine bestmögliche Darstellung und Bedienung nutzen Sie bitte möglichst großformatige Geräte. Die Bild- und Tonübertragung wird mit dem von Ihnen gewählten Internetbrowser realisiert. Für beste Übertragungsqualität empfehlen wir bei allen Endgeräten und Betriebssystemen eine aktuelle Version der Browser „Google Chrome“ oder „Microsoft Edge“ zu verwenden. Bei der Verwendung des Browser „Safari“ kann es vor und während der Übertragung zu eingeschränkten Funktionalitäten kommen. Hinweis zur Verwendung der JitsiMeet App: Die Nutzung von Videokonferenzen mit einem mobilen Endgerät (z. B. Smartphone, Tablet und ChroomBook) in Verbindung mit der JitsiMeet-App erfordert eine vorherige Anpassung in der App. Tragen Sie hierzu im Menüpunkt „Einstellungen“ bei „Konferenz“ (Server-URL) : https://jitsi.meet-digital.de ein. Zur Kommunikation müssen Sie vor oder während Videokonferenzen Mikrofon, Lautsprecher und Webcam aktivieren.

Betrieb Für einzelne Videokonferenzen legen wir aus Qualitätsgründen eine maximale Anzahl an Teilnehmern fest und entscheiden über die Zulassung von Personen. Für die Nutzung von Videokonferenzen kann eine vorherige persönliche Anmeldung sowie eine entsprechende Bestätigung durch uns erforderlich sein. Angekündigte und vereinbarte Videokonferenzen können wir ohne Angabe von Gründen ausfallen lassen. Videokonferenzen werden von uns oder einer autorisierten Person eröffnet, geleitet bzw. moderiert sowie beendet. Um an Videokonferenzen teilzunehmen oder sie zu nutzen müssen Sie sich im ersten Schritt als echter Nutzer authentifizieren. Dies erfolgt in der Regel durch Eingabe Ihres Namens und ggf. zusätzlich Ihrer E-Mailadresse sowie ein von uns übersendetes Passwort. An Videokonferenzen beteiligte Personen dürfen keine rechts- oder sittenwidrigen Inhalte verbreiten, keine personenbezogenen Daten, von denen sie im Rahmen der Nutzung Kenntnis erlangen, veröffentlichen oder an Dritte weitergeben. Screenshots, Mitschnitte von Ton sowie Textchat oder Aufzeichnungen von Videokonferenzen sind ebenso wie die nicht autorisierte Weitergabe von Links und Passwörtern für / zu Videokonferenzen nicht gestattet. Während der Durchführung von Videokonferenzen haben wir das Recht, beteiligte Personen auszuschließen sowie Wort-, Chat- und Videobeiträge zu unterdrücken. Die Durchführung von Videokonferenzen erfolgt in der Regel öffentlich. Dies bedeutet, dass Ihr Profilbild (optional) und Ihr Name sichtbar sind sowie Ihre individuellen Bild-, Ton-, Text- und Sprachbeiträge von beteiligten Dritten gesehen, gelesen und gehört werden können. Die Teilnahme an Umfragen und Befragungen im Rahmen von Videokonferenzen erfolgt auf freiwilliger Basis. Abgegebene Beurteilungen, Meinungsäußerungen und Stellungnahmen werden ausschließlich anonymisiert verwendet und veröffentlicht. Aus technischen Gründen können während des Betriebs von Videokonferenzen Störungen, Unterbrechungen oder Verbindungsausfälle auftreten.

Allgemeine Hinweise und Regelungen für Videokonferenzen Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der webbasierten Videokonferenzsoftware Jitsi Meet unter der Domain jisti.meet-digital.de. Mit der Videokonferenzsoftware Jitsi Meet werden Video- und Textchat, Online-Meetings sowie Konferenzen, Livestreams und Onlineübertragungen (nachfolgend „Videokonferenz(en)“) durchgeführt. Jitsi Meet ist eine Open-Source-Software für Online-Meetings, die wir auf einem eigenen Server installiert haben und betreiben. Für die Durchführung von Videokonferenzen werden nur für die technische Realisierung notwendige Daten erhoben und gespeichert. Videokonferenzen finden öffentlich und nicht öffentlich, mit und ohne aktive Teilnahmemöglichkeit, mit zwei Personen, in kleinen oder großen Gruppen statt. Teilnehmen an Videokonferenzen können Personen, denen die Webadresse des jeweiligen virtuellen Konferenzraums bekannt ist und ggf. ein gesetztes Passwort mitgeteilt wird. Mit der Funktion „Bildschirmfreigabe“ können allen Teilnehmern der Videokonferenz externe Inhalte gezeigt bzw. präsentiert werden. Hierdurch ist es möglich, dass vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten für alle beteiligten Personen sichtbar werden. Bei Nutzung der Funktion „Bildschirmfreigabe“ wird keine Haftung oder Gewährleistung im Sinne der DSGVO durch den Betreiber übernommen. Alle mit der Benutzung dieser Funktion geltenden Verpflichtungen sowie mögliche Risiken und Gefahren werden auf den jeweiligen Nutzer übertragen.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Videokonferenzen Michael Hintz Voss-Straße 78 31157 Sarstedt E-Mail: info@digital-meet.de Tel: 0170 – 625 87 69

Art und Umfang der Datenverarbeitung Videokonferenzdaten Für alle Teilnehmer*innen werden die folgenden Daten verarbeitet: Angaben zur Nutzerin / zum Nutzer: angegebener Name Meeting-Metadaten: Name der Videokonferenz, Thema, Beschreibung (optional), Link, Passwort (optional) Konferenzdaten: Video-, Audio- und Bildschirmfreigaben, Textdatei des Online-Meeting-Chats, Meldungen / Hand heben (Teilnehmer*innen können ihre Video- und Audio-Übertragung deaktivieren / Kamera oder Mikrofon abschalten bzw. stummstellen, die Bildschirmfreigabe muss explizit erfolgen) E-Mail-Adresse: Sie können optional eine E-Mail-Adresse angeben. Diese E-Mail-Adresse wird dann verwendet, um ein Profilfoto vom Dienst „Gravatar“ abzurufen und anzuzeigen. Gravatar-Profilfotos werden nur angezeigt, wenn zu der angegebenen E-Mail-Adresse ein öffentliches Gravatar-Bild abgerufen werden kann Persönliche Einstellungen: Vollbildmodus, Videoqualitätseinstellung, Hintergrundschärfe, verwendete Geräte Sprecherstatistiken: Für alle Teilnehmer*innen sichtbar wird eine Statistik der Sprecherzeit erstellt Log-Daten Beim Aufruf einer Webseite übermittelt Ihr Browser an den Server grundsätzlich Daten Ihres abrufenden Geräts, bspw. die IP-Adresse, an die die Webseite zurückgeschickt werden soll. Folgende Daten werden von unserem Server bei der Strato AG in Log-Dateien gespeichert: • abgerufene Webseite/-adresse • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers • HTTP-Statuscode • abgerufene Datenmenge • Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers Zusätzlich werden die Anmeldung am System sowie das Auftreten von Fehlern gespeichert. Die Erhebung und Nutzung dieser sogenannten Log-Daten erfolgt lediglich zum Zweck des technischen Betriebs, des Aufspüren von Fehlern und deren Beseitigung sowie der anonymisierten Auswertung zu statistischen Zwecken. Die Daten werden nicht in Verbindung mit Namen oder E-Mail-Adresse ausgewertet. Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht. Cookies Jitsi Meet verwendet Cookies um personalisierte Einstellungen des Nutzers im Browser abzulegen, bspw. damit diese nicht bei jedem Aufruf neu eingegeben werden müssen (frei gewählter Name). Cookies sind Dateien, die von dem Anbieter einer Webseite im Verzeichnis des Browserprogramms auf dem Rechner der Nutzerin / des Nutzers abgelegt werden können. Diese Dateien enthalten Textinformationen und können bei einem erneuten Seitenaufruf vom Anbieter wieder gelesen werden. Der Anbieter kann diese Cookies bspw. dazu nutzen, Seiten immer in der von der Nutzerin / dem Nutzer gewählten Sprache auszuliefern. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Videokonferenzen mit Jitsi Meet einzurichten und durchzuführen. Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Jitsi Meet zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Betreiber unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage. Hosting Sämtliche Daten werden auf Servern der Strato AG (nachfolgend „Strato“) Otto-Ostrowski-Straße 7,10249 Berlin gespeichert. Wenn Sie Videokonferenzen besuchen, erfasst Strato verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Strato: https://www.strato.de/datenschutz/. Datenschutz Der Betreiber weist ausdrücklich daraufhin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen und nicht lückenlos vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden kann. Aufzeichnungen und Befragungen Wenn wir Videokonferenzen aufzeichnen oder Befragungen durchführen möchten werden wir Ihnen das transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Im Regelfall erfolgt keine Aufzeichnung bzw. Befragung. Dieses gilt auch für die Textchatfunktion. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. Datenübermittlungen Die Videokonferenzdaten (Video, Audio, Chat, …) werden unter den Teilnehmer*innen verteilt. Darüberhinausgehende personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung von Videokonferenzen verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, werden Daten in Drittländern ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO verarbeitet. In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert. Löschung Die Konferenzdaten und Sprecherstatistiken werden nicht über die Konferenz hinaus gespeichert. Lediglich der Name des Konferenzraums (Meeting-Metadaten) bleibt nach der Beendigung der Konferenz für weitere Konferenzen im System erhalten. Angaben zur Nutzerin / zum Nutzer und Persönliche Einstellungen werden im Cookie /Speicherbereich des Browsers für weitere Konferenzen gespeichert. Die Cookies können jederzeit von den Nutzer*innen im Browser gelöscht werden, bzw.werden je nach Einstellung des Browsers nach dessen Schließen automatisch gelöscht. Log-Daten werden für eine Dauer von längstens 21 Tagen gespeichert und dann gelöscht. Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen. Ihre Rechte als Betroffene/r Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen: • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO); • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO); • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO; • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen; • das Recht auf Datenübertragung nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO; • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO; Widerruf Ihrer Einwilligung Findet die Verarbeitung auf Rechtsgrundlage einer Einwilligung statt, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.